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Recepción
Validamos inventarios, cantidades, estado y transferencias.
Gestión documental · operación
Administración y custodia documental
Administramos, almacenamos y ponemos a disposición acervos documentales con controles de ubicación, consulta y trazabilidad.
SoportesPapel, digital, fílmico y magnético
ControlUbicación y trazabilidad
ServicioConsulta y préstamo
OperaciónBPO y correspondencia
Qué resolvemos
Un servicio diseñado alrededor del documento y su uso.
TechnoMart dispone de experiencia e infraestructura para administrar acervos documentales físicos y digitales, articulando custodia, consulta, correspondencia y operación documental conforme al alcance acordado y la normatividad archivística vigente.
El alcance puede incluir
- Recepción, inventario y ubicación controlada de unidades.
- Custodia de papel, soportes digitales, fílmicos y magnéticos.
- Consulta, préstamo, devolución y seguimiento.
- Digitalización bajo demanda cuando el proyecto lo requiere.
- Gestión de correspondencia y operación BPO documental.
- Indicadores, reportes y trazabilidad del servicio.
Metodología
Un proceso claro, trazable y verificable.
El detalle se ajusta al volumen, los soportes, los riesgos y los resultados esperados.
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Ubicación
Asignamos códigos, posiciones y controles de almacenamiento.
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Servicio
Gestionamos consultas, préstamos y solicitudes autorizadas.
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Seguimiento
Reportamos movimientos, tiempos, novedades e indicadores.
Resultados
Entregables que permiten continuar la gestión.
Documentamos las decisiones y el avance para que la organización conserve control sobre la información.
Entregables posibles
- Inventario y actas de recepción.
- Mapa de ubicación y controles de movimiento.
- Registros de consulta y préstamo.
- Reportes periódicos e indicadores.
- Protocolos de acceso, devolución y continuidad.
Alcance especializado
Una operación documental que mantiene trazabilidad.
Apoyamos la gestión diaria del archivo y su disposición final de acuerdo con los instrumentos aprobados por la organización.
Administración y correspondencia
Operación de archivos de gestión y centrales, recepción, registro y seguimiento de comunicaciones y unidades documentales.
Consulta y préstamo
Atención de solicitudes, control de préstamos y devoluciones, ubicación y trazabilidad de cada unidad.
Custodia segura
Control físico y operativo sobre fondos documentales, con inventarios y procedimientos de acceso acordados.
Disposición final
Apoyo en transferencias y destrucción documental certificada cuando así lo establece la TRD aprobada y se cumplen los procedimientos aplicables.
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Puede contratar un componente específico o articular una operación integral.